[c]مواصلة للحلقة الاولي من إدارة في إدارة[/c]
[c][/c]
[c][/c]
[c]لمشاهده الحلقة الأولي اضغط هنا[/c]
[c][/c]
[c] اليكم الحلقة الثانية من نفس الموضوع ويعتبر الجزء الثاني والأخير :.[/c]
[c][/c]
[c]كان الصحابة رضي الله عنهم يتنافسون على فعل الخير ، ففي غزوة تبوك وقف الرسول صلى الله عليه وآله وسلم قائل اً:-” ( من جهز جيش العسرة فله الجنة ) فتبرع عمر رضي الله عنه بنصف ماله ، وحدث نفسه قائلاً :- ( أول مرة أسبق بها أبوبكر على فعل الخير ) . وما لبث إلا وتبرع أبوبكر بكل أمواله ، فقال له ماذا أبقيت لأهلك يا أبا بكر ؟ فقال :- أبقيت الله ورسوله . ثم أتى عثمان بن عفان رضي الله عنه بألف ومائتين من الخيل بكل تجهيزاتها. فلننظر إلى ذلك التسابق والتنافس الشريف على فعل الخير وابتغاء مرضاة الله ، بينما في أيامنا هذه هناك تنافس من نوع آخر وهو تنافس أفراد الإدارات المختلفة على أساس إظهار العمل للبشر والبروز في المجتمع أو النكاية بالإدارات الأخرى ، ومن مظاهر تلك الظاهرة ما يلي:-

· عدم التعاون والتنسيق ، وتحقير جهود الأقسام الأخرى ، واستنقاص منجزات الغير.

· إظهار سلبيات الأقسام الأخرى وكتم الإيجابيات .

· عدم وجود روح الأخوة والتناصح بين الأقسام المختلفة.

· تحليل وقياس الأمور المختلف عليها دائماً من منطلق الإحساس بالربح والخسارة.

ولكن لو قمنا بالبحث عن أسباب تلك الظاهرة لوجدناها كالتالي:-

· الإحساس الدائم بأن المنافس يريد سحب البساط منه شخصياً.

· حب البروز في المجتمع والبحث عن المكان الأكثر بروزاً في الإدارة.

· سوء الظن وعدم صفاء النيات.

· عدم محاسبة النفس ومراجعة النوايا والضعف الإيماني العام.

· تغليب المصلحة الشخصية على مصلحة العمل.

ولتلافي أو علاج تلك الظاهرة نقترح بعض الحلول مثل :-

· رد الإساءة بالإحسان ، وإحسان الظن بأعمال وأقوال الغير.

· إيجاد جلسات مصارحة وإيضاح الأمور بجلاء حتى لا تترك مجالاً للتأويل السيئ.

· الإشادة بدور وإيجابيات المنافس لتهيئة الأجواء وتصافي النفوس.

·البحث عن أرضيات مشتركة بين الطرفين للتعاون فيها.

· التنازل عن الأمور التي يمكن التنازل فيها إذا كان ذلك يؤدي إلى صفاء القلوب والارتقاء بالعمل .

تستطيع أن تسحق الزهرة تحت قدميك ولكن أنى لك أن تزيل عطرها [/c]
[c][/c]
[c][/c]
[c] منذ بدء الخليقة والإنسان بطبعة إجتماعي ، ويكره الوحدة ، فتخيل نفسك بلا أناس من حولك ! هذه الصورة فعلاً ستعيش بها إذا لم تحافظ على علاقتك مع الآخرين ، وحتى لا تضطر إلى ذلك ، إليك بعض القواعد الألماسية :-

· أصلح ما بينك وبين الله ، يصلح الله ما بينك وبين الآخرين .

· ألق التحية على من تعرف و من لا تعرف.

· إبتسم في وجه زميلك ، فالإبتسامة تنبيء بنفسية الطرف الآخر ، وتشرح الصدر وتمهد التعارف والكلام .

· ضع نفسك مكان الآخرين ثم أسمعهم من الكلام ما تحب أن تسمع.

· إعرف نمط الإنسان الذي تتعامل معه ، ثم حاول الدخول له من خلال النمط المناسب له .

· حافظ على مشاعر الآخرين ، واختر كلماتك بعناية .

· لا تغضب ..

· كن بسيطاً وغير متكلفاً في تعاملك مع الآخرين .

· كن متواضعا ً، يعلو شأنك .

· دع محدثك يحدثك بما يحب ، وكن مستمعاً جيداً .

· أوف بوعدك ، واصدق حديثك .

· حاول أن تقول شكراً لمن أدى لك خدمة ، فوقعها كبير في نفسه .

· إعترف بخطئك ، واعتذر إذا لزم الأمر الإعتذار. [/c]


[c][/c]
[c][/c]
[c]دائماً ما يشكو الناس من مشكلة الشرود الذهني. وكلما زادت هذه المشكلة، قلت إنتاجية الفرد لأنها تعطل عمل العقل. ومن أسباب هذه المشكلة ما يلي:-



· التفكير في مشكلة ملحة.

· الإنشغال بحدث مهم في الحياة.

· الهروب من أرض الواقع نحو الخيال والأحلام وتصديق الأوهام.

· إنعدام الراحة في بيئة العمل مثل ضيق المكان، شدة الضوضاء، شدة الحر أو البرد في مكان العمل.



وللتخلص من هذه الظاهرة علينا بالتالي:-

· محاولة إستبعاد كل ما يشتت الفكر ويشغل الذهن من الواقع المحيط.

· ابتعد عن القلق، والإستفادة من كل لحظة في حياتك.

· الإسترخاء بعض الوقت في حالة الشعور بالإجهاد.

· جدد هواء الغرفة عند الشعور بالخمول.

· إبدأ عملك بعد وقت الراحة وليس بعد التعب.

وعلينا أن نعلم أن إكتساب صفة التركيز الذهني تعود على الإنسان بأعظم الفوائد في حياته، وعند التفكير في أي مشكلة يجب أن نصب إهتمامنا في المشكلة قيد البحث، بعدها علينا نسيان الأمر بتاتا ً بمجرد حسمه والوصول الى قرار فيه، كي نستعيد قوة تركيز أذهاننا كاملة غير منقوصة ، ونواصل العمل بكل تركيز ورحابة صدر. [/c]


[c][/c]
[c][/c]
[c]بمن الأمور المهمة في الارتقاء الوظيفي ( السكوت ) فإن النتائج تترتب على الأعمال لا على الأقوال، والقول في غير موضعه كثيراً ما يسبب الفشل. والسكوت إنما المراد منة إن يكون عن الأمور التالية :-

أولا _
عن الانتقاد, فلا يفتح الإنسان فاه بانتقاد إنسان أخر مربوط بالعمل أو غير مربوط به, فإن انتقاد الإنسان المربوط بالعمل وان كان على حق يثيره, مما يسبب التقليل من نشاطه, أو قيامه ضد المنتقد وخلق الكراهية, وانتقاد غير المربوط بالعمل يسبب إثارته بما لا داعي له. فيؤثر كلام ذلك المنتقد في أعصاب ونفسية هذا المنتَقد وينقص منه, وكلا الأمرين يرجع لضعف الشخصية من ما يؤدي إلى اضطراب بالعمل, وخلق المشاكل.

ثانياً _
عن الانتقاد الموجة إليه, فانه مهما بلغ الانتقاد, في النهاية لا يؤثر في الإنسان, إذا سكت خلاف ما إذا أجابه المنتقد بالرد, فانه يصرف النشاط وبلا فائدة مرجوة, والناس دائما مع الساكت, حتى وان طال الزمان, فإذا تكلم كانوا له أو علية.

ثالثاً _
عن الهدر في الكلام, وهذا مما يبتلي به الكثير من الموظفين وقد كان أحد أحزاب ( اليابان ) الكبار, شعارهم: قلة الكلام وكثرة العمل, وما أجمله من شعار؟ وفي المثل, العمل بكل صمت وهدوء علامة النجاح, أما من تكلم لإنجاز مهمة بقدر الضرورة فان الكلام في مثل هذا الموقع ضروري وليس المقصود من السكوت, الذي نجعله من شرائط الموظف الناجح, المنع عن مثل هذا الكلام المضطر إليه.
إذا كان الكلام من فضة, فالسكوت من ذهب [/c]


[c][/c]
[c][/c]
[c]تعد فرق العمل إحدى أهم وسائل نجاح العملية الإدارية ومن أبرز ملامح الإدارة الناجحة التي تحرص على الإنجاز ، وتحترم التخصص وتسعى الى المزيد من المشاركة بينها وبين أفراد الإدارات الأخرى.

وحتى ينجح الفريق لابد أن تكون أهدافه واضحة لجميع أعضائه، فهو بمثابة محطة توليد للطاقات الكامنة. وتبنى فرق العمل لمزايا عدة منها:-

· الإستفادة من المواهب المتعددة للأفراد.

· زيادة الإتصال بين الأعضاء.

· تنمية الشعور بالإتحاد والصداقة.

· إيجاد جو من التعاون لزيادة الإنتاج.

· الوصول الى حلول جماعية.

· تخفيف الأعباء وتوزيع الأدوار.

· تبادل المعلومات والتجارب.

· الفاعلية في حل المشكلات لتوفر الخبرة.

· تحقيق التوازن بين إنتاجية الفرد واحتياجات الأعضاء .

· تقديم أحدث وأدق المعلومات.

· إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في إتخاذ القرار وتحمل مسئولية تنفيذه.

وهنا يجب التوقف للتذكير بنقطة وهي أن نجاح الفريق هو نجاح يرتبط بكل عضو من أعضائه وفشله هو فشل لكل عضو أيضاً ، فالكل أعظم وأكبر من الجزء.

يا ابن آدم ، إنما أنت أيام مجموعة ، كلما ذهب يوم ، ذهب بعضك [/c]


[c][/c]
[c][/c]
[c]بلابد وأن مرت عليك لحظات إختلفت وجهة نظرك مع وجهة نظر شخص ما, ولكن هل أدى هذا الإختلاف إلى خلاف أو نزاع؟ وهل كانت طريقتك في حل هذا النزاع تقليدية أم مبتكرة؟ وهل اسلوبك في حل النزاع واحد لا يتغير؟ هنا و فيما يلي نوضح لك إستراتيجيات التعامل مع الخلاف.

أولاً: استراتيجية الإنسحاب:- وهي أن الشخص عندما يشعر أن هناك بداية لخلاف ما يبدأ بتغيير موضوع الحديث بسرعة ويغض الطرف عن النقد. وهذا الشخص ( المنسحب ) يرى أن هذا الخلاف لا نفع منه وبالتالي فهو يفضل الإنسحاب وكذلك هو مستعد لأن يذعن حتى يتلافى عدم التوافق أو التوتر. وهذه السياسة إن كانت ناجحة في بعض حالات الخلاف إلا انها تغفل أن أسباب الخلاف مازالت قائمة، واجتناب الخلاف لن تجعلها تختفي.

ثانياً: استراتيجية الإكراه:- من يتبع هذه السياسة يحرص في أي خلاف على أن يخرج منه منتصراً مهما كلفه الامر. وغير مهتم لعلاقاته مع الآخرين. حيث تؤثر هذه السياسة على ألفاظه وتصرفاته، ولكن على الرغم من انها تحل الخلافات بشكل سريع إلا أنها تؤثر على الأهداف البعيدة المدى وعلى إنتاجية الأفراد ما دام ان هناك طرفاً واحداً سيستمتع بالإنتصار.

ثالثاً: إستراتيجية التهدئة:- هذه السياسة من ينتهجها يحاول أن يجعل كل أطراف الخلاف راضية وسعيدة، فهو يهتم بالعلاقة مع الناس إلى درجة كبيرة حتى لو تصادمت مع مصالحه، ومن وجهة نظره يرى أن التحدي والمجابهة مدمرة، لذلك عند بدء الخلاف يعمد إلى كسر حاجز التوتر.

رابعاً: استراتيجية التسوية:- هي ما نسميه مسك العصا من المنتصف وهي تشعر الأطراف في أي نزاع أنهم رابحون لأول وهلة مع أنهم في حقيقة الأمر خاسرون لأن هذه السياسة تعطي بعض الكسب لكلا الطرفين بدلاً من اعطاء الكسب للمصلحة العامة والمرجوه من حل ذلك الخلاف.

خامساً: استراتيجية التكامل:- تمثل قمة النجاح لحل الخلاف لأنها تتطلب مهارات إدارية وإتصالية عالية المستوى وهي طريقة مشتركة لحل المشاكل, ويلزم على جميع الأطراف إفتراض وجود حل ما وبالتالي هم يجتهدون لهزمية المشكلة لا لهزيمة أنفسهم.
[/c]


[c][/c]
[c][/c]
[c][/c]
[c]هكذا أمرنا الله تعالى في محكم كتابه الكريم.. العمل.. ولكن لكل منا إسلوبه في العمل.. فكيف نصحح مسارنا أثناء تأدية عملنا؟

· إتق الله حيثما كنت ولا تأكل إلا حلالاً وتذكر الحديث النبوي "أيما لحم نبت بالسحت فالنار أولى به.. فليكن عملك مشروعاً، ولتؤده بصدق وامانة.

· الإنسجام والرغبة في العمل... دونهما لن يتمكن الإنسان من العطاء والإبداع، ففهم العمل ومعرفة إحتياجاته وطبيعته شرط للرقي به.

· إبدأ من حيث إنتهى الآخرون، وإستفد من خبراتهم حتى وإن كانوا أقل منك تعليماً... لكنهم أكثر منك خبرة.

· كن قدوة لغيرك من العاملين معك في الإلتزام بأوقات الدوام الرسمي وتنفيذ لوائح العمل.

· لا تصدر أحكاماً سريعة متأثراً بالإنطباعات الأولية... إذا أردت أن تقول شيئاً، قله غداً.

· لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد، حتى لا تتراكم الأعمال.

· خذوا أمركم شورى بينكم.. عند التعرض للعوائق.. إستشر.

· لا تهدر وقتك.. فضياعه سبباً لفشلك.

· بسط الأمور من حولك.

· لا يأس مع الحياة.
[/c]


[c][/c]
[c][/c]
[c]بكم هو جميل ان تشعر بالراحة أثناء تأدية عملك بنظام في نفس الوقت الذي تنجز أكبر قدر من المهام بهدوء. وهنا أذكر بعض الخطوات التي تساعدك على إنجاز مهام عملك بهدوء:-

· خذ الخطوة الأولى .. وهي الخطوة الأكثر أهمية في تحقيق الهدوء في العمل، ببساطة إتخذ قراراً بعمل شيء يجعلك تصبح هادئاً.

· تعامل بحزم مع الأوراق .. خلص نفسك من العبء الذي تسببه المعلومات الغير ضرورية عن طريق إستخدام سلة المهملات.

· لا تقلق حتى يأتي وقت القلق.. يرتبط القلق دائماً بالتفكير في المستقبل، أعطي إهتمامك الكامل لما يحدث في الوقت الحاضر لأنك ستواجه المستقبل بكل إستعداد.

· دع الآخرين ينجحون.. إن أفضل ما يحافظ على الوقت وسلامة العقل في ساحة العمل هو عملية التفويض، والأساس في القيام بهذه العملية بنجاح هو أن تركز على الأشياء التي تتفوق في أدائها وتفوض جميع الأعمال الأخرى وعليك أن تفوض المسؤلية كما تفوض أعباء العمل.

· دع الآخرين وشأنهم.. ركز على الوفاء بإلتزاماتك الشخصية أولاً.

· لا تبال.. إبتعد عن الأمور التي تستطيع ان تفعل شيئاً حيالها.. وركز على الأمور التي يمكنك التأثير فيها.

· إعترف بجهلك.. كلما أسرعت بالإعتراف بأنك لا تعرف الجواب عن شيء ما، أصبح لديك المزيد من الوقت للبحث عن الإجابة.

· غير الروتين.. أد عملك بطريقة لا تؤده بها في المعتاد أو فكر بطريقة لا تفكر بها عادةً.

· أخفض صوت الهاتف .. إذا لم يمكنك أن تختار نغمة هادئة أخفض صوته.

· إبتسم ... اضحك للدنيا ..تضحكلك. [/c]


[c][/c]
[c][/c]
[c]بكن مرحاً، فالمرح يخلق مناخاً نفسياً مشحوناً بالسرور والغبطة والإرتياح، ومثل هذا النموذج الصحي يطلق القدرات العقلية للتعلم بسهولة ويسر، فالإنشراح يهيء الطاقات العقلية للإمتلاء والتمدد ، بخلاف مناخ الكآبة والحزن أو التشاؤم الذي يعلم دروساً متشنجة عن الحياة.

فالإنسان المرح ودوداً وذكياً ، وهو الإنسان المنفتح على العالم والحياة، فهو يرغب بأداء دور أفضل، كما يرغب بأن يسعد الآخرين، ووسيلته في كل ذلك هي الإقلاع عن الكآبة في سلوكه النفسي، والتخلي عن فلسفة البعد الواحد في سلوكه العقلي.

فالمرح لا يعني الإبتسامة أو الضحك ، فهذه آليات قد يلجأ إليها الجميع، مرحين أو غيرهم، إنما المرح فلسفة ذاتية تنطلق من إيمان الفرد بأنه يمتلك صحة عقلية جيدة، ونظرة متفائلة للحياة ويرسم خطة مستقبلية بنفسه ولنفسه ولعمله.

صفوة القول هي.. أن المرح زاد العقل، وغذاء الروح واكسير الحياة، فهو يضاعف من متانة صحة الفرد ويجعل عقله متفتحاً نحو آفاق أرحب. فلنستبشر بغد أفضل أو بوضع أحسن أو بحالة أكثر إشراقاً، وذلك ليس من قبيل التفاؤل الساذج أو الخيالي، وإنما إستقراء أحداث التاريخ الإنساني يكشف بأنه بعد النكسات أو الركود يحدث التقدم والنهوض والنجاحات، وهذا بالطبع سيدفعنا لمباشرة العمل، والإبداع وتحدي المستحيل. [/c]

[c][/c]
[c][/c]
[c]ب وذلك لأننا يجب ان نمنع أنفسنا من الغرق في بحر من الأوراق، لأن زحمة الأوراق قد تخفي تحتها أوراقاً مهمة. وهنا يخطر سؤال لماذا لا نكتفي بوسائل الإتصال الشخصية أو الإتصال عبر الحاسوب؟ ولماذا لا يكون إستخدام الأوراق آخر وسلية نلجأ إليها؟ لذا نعرض بعض الإستراتيجيات لتخفيف تراكم الأوراق:-

· إلزم الآخرين بالإختصار في عدد الأوراق المرسلة لك.

· قم بإعادة إرسال الأوراق إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

· تحدث إلى الأشخاص بدلاً من إرسال الأوراق إليهم.

· إطلب من الزملاء أن لا يرسلوا تقارير إلا في الحالات الإستثنائية.

· خفف عدد الوراق المرسلة للآخرين.

· قم بإعادة الأوراق الغير ضرورية إلى مرسلها.

· لا تتردد في العمل على الورقة الواردة لك.

· تفادى كثرة المفكرات ودفاتر الملحوظات.

· تفادى علب الأوراق التي تستوعب عدداً كبيراً منها.

· ضع الأوراق التي لم تنجز بعد في ملف ظاهر.

وسؤالنا كيف نتخذ قرار... ماذا سنفعل بها؟

هناك أربع طرق للتصرف بالأوراق فور وصولها إلينا:-

· تحويلها..توضع فوراً في علبة الأوراق التي يجب إرسالها إلى الشخص المناسب.

· العمل عليها.. إجراء اللازم لها.

· توثيقها وتخزينها.. توضع في المكان المناسب بحيث يسهل الحصول عليها.

· التخلص منها.

ولكن ما هي الأوراق التي نتخلص منها؟

إذا نسي المرء انه يحتفظ بشيء ما... أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء، فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه ابداً. فما نتخلص منه هو:-

· ما لا نعود إليه أبداً.

· ما يسهل إيجاده عند الآخرين.

· ما يقل مردوده.

آمل أن نبدأ اليوم حملة للتعامل الفعال مع الأوراق لنسعد بمنظر راق لمكاتبنا. وتذكر أن رحلة الألف ميل تبدأ بخطوة [/c]

[c][/c]
[c][/c]
[c]قال الحسن البصري: ما من يوم ينشق فجره، إلا وينادى: يا بن آدم، أنا خلق جديد، وعلى عملك شهيد، فتزود مني، فإني إذا مضيت لا اعود إلى يوم القيامة...

في هذا العدد نتطرق الى نقاط تساعدنا على تنمية عادة توفير الوقت:-

· إكتب السبب الذي يؤدي إلى ضياع وقتك.

· عدد المشاكل التي تسببها عادة هدر الوقت.

· تخيل نفسك وانت منظم.

· توقف عن إستخدام أعذار وهمية مثل الحاجة إلى المزيد من المعلومات.

· قم بإزالة الأشياء الملهية من على سطح المكتب.

ولكن قد نقوم نحن بكل ذلك ونشعر بأن الوقت لا يسعفنا، هنا يجب علينا أن نحدد العوامل المضيعة للوقت.. فلنسأل انفسنا هذه الأسئلة ونجيب عليها بكل صدق:-

· كم يستغرق منا البحث عن ورقة ما؟

· كم من الإجتماعات يتجاوز وقتها النهاية المحدد مسبقاً؟

· ما هي نسبة الإتصالات الغير ضرورية ؟

· هل نشجع مقاطعة الزملاء لنا بتوقفنا عن ما نقوم به وبالتحدث مع الآخرين؟

· هل كل ما نواجهه هو أزمة فعلاً؟ وهل هي تتعلق بنا فعلاً؟

· هل ينتج عن إهتمامنا بتفاصيل موضوع ما إهمالنا لأشياء أخرى أكثر أهمية؟

وخطواتنا الآن تساعدنا على حسن إستغلاننا للوقت:-

· ضع صباح كل يوم قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم وذلك من خلال واقع خطة إسبوعية ومن المواعيد المتفق عليها مسبقاً.

· حدد أولويات إنجاز الأعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم بها للمرؤوسين واحرص على تحديد مواعيد إنجاز وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب.

· خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد واحرص على مقاطعتك خلالها.

· احصر الأمور الروتينية أو الغير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت.

· لا تؤجل إتخاذ القرارات الروتينية التي تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول.

· ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها وخصص وقتاً محدداً لإجراء المكالمات تباعاً.

· جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالإسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية.. أوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمناقشة الموضوع معه في وقت آخر.

· إبتسم حتى عندما تزدحم المسئوليات.

وتذكر أن الوقت لا يتوالد، لا يتمدد، لايتوقف، لا يرجع للوراء، بل للأمام دائماً. وإن الزمن يتحرك بقدرة الله... ولكن الذي يمكن أن يدار هو إستغلالنا للوقت أثناء جريانه. [/c]

[c][/c]
[c][/c]
[c]بتلعب الإتصالات دوراً هاماً داخل الإدارات، فهي تحافظ على تدفق وانسياب العمل داخلها، فكلما كانت هناك أنظمة جيدة للإتصالات كلما زادت كفاءة العمل.

أهمية الإتصالات للإدارة والمدير:-
تهتم نظرية الإدارة الحديثة ليس فقط بالوظائف التقليدية للإدارة وإنما تهتم أكثر بالطريقة التي يعمل بها المدير، وكيف ينفق وقته، وكيف يؤدي عمله، وما هي الأدوار والأنشطة والمهام التفصيلية التي يقوم بها المدير فعلاً أثناء تأدية عمله. فنظرية الإدارة الحديثة تهتم مثلاً بأن المدير يلعب أدواراً مثل الإتصال بالجهات الخارجية، وتمثيل الإدارة رسمياً وتجميع وتحليل المعلومات ونشرها والتحدث بإسمها وحل المشاكل والتعارض مع الغير وغير ذلك من المهام والأدوار.

وتعتبر الإتصالات وسيلة المديرين, في إدارة انشطتهم الإدارية وفي إدارة وتحقيق أهداف العمل، وذلك بإعتبار أن الإتصالات تساعد في القيام بالتالي :-

1. تحديد الأهداف الواجب تنفيذها.

2. تعريف المشاكل وسبل علاجها.

3. تقييم الأداء وإنتاجية العمل.

4. التنسيق بين المهام والوحدات المختلفة.

5. تحديد معايير ومؤشرات الأداء.

6. إصدار الأوامر والتعليمات.

7. توجيه العاملين ونصحهم وإرشادهم.

8. التأثير في الآخرين وقيادتهم.

9. حفز وتحميس العاملين.

وعناصر الإتصال هي:-

1. الراسل.. ولديه مجموعة من الأفكار والمعلومات التي يود أن ينقلها إلى الطرف الآخر ويتأثر ذلك بفهمه وإدراكه للأمور.

2. الرسالة.. وهي عبارة عن تحويل الأفكار إلى مجموعة من الرموز ذات المعاني المشتركة بين الراسل والمستقبل. ومن أشكال الرموز...الكلمات، الحركات والأصوات، الحروف والأرقام، الصور والسكون وتعبيرات الوجه، الجسم والتلامس والمصافحة، الهمسات.

3. الوسيلة.. هناك العديد من الوسائل الخاصة بالإتصال، فمنها المنطوق أو الشفهي كالمقابلات الشخصية والإجتماعات، واللجان والتلفون والندوات. وهناك الإتصالات المكتوبة كالخطابات والمذكرات والتقارير والمجلات والمنشورات الدورية واللوائح.

4. المستقبل.. يستقبل الطرف الآخر الرسالة من خلال حواسه المختلفة، ويختار وينظم المعلومات ويحاول أن يفسرها ويعطي لها المعاني والدلالات. إن هذه العمليات الإدراكية وما يؤثر فيها من عناصر الشخصية والدافعية والتعلم تحدد ما يفهمه وما يقبله الشخص المستقبل للأفكار والمعلومات المرسلة إليه.

ولكن قد تتعرض الإتصالات الى معوقات نذكر منها:-

معوقات الإتصال :-
تتعرض عملية الإتصال لبعض المعوقات التي تقلل من كفاءته، وهذه المعوقات تؤدي إلى التشويش على عملية الإتصال نفسها، وعليه يمكن تقسيم معوقات الإتصال إلى معوقات في المرسل، ومعوقات في الرسالة، ومعوقات في وسيلة الإتصال، ومعوقات في المستقبل، ومعوقات في بيئة الإتصال.

معوقات في الراسل:-
تنحصر الأخطاء التي يقع فيها الراسل في عدم التبصير بالعوامل الفردية أو النفسية التي تعتمل بداخله والتي تؤثر في شكل وحجم الأفكار والمعلومات التي يود أن ينقلها إلى المرسل إليه، ومن هذه العوامل...الخبرة، التعلم، الفهم، الإدراك، الشخصية، العمليات الوجدانية والعقلية، أما أهم الأخطاء التي يقع فيها الراسل فهي:-

1. أن دوافع الراسل تؤثر في طبيعة وحجم المعلومات التي يقوم بإرسالها إلى المستقبل.

2. إعتقاد الراسل أن سلوكه في كامل التعقل والموضوعية.

3. تصرفات الراسل تكون لمصلحته الشخصية غالباً ولا تكون لمصلحة العمل.

4. سوء إدراك الراسل وفهمه للمعلومات التي يرسلها، وإختلاف إدراك وفهم الآخرين لها.

5. الحالة الإنفعالية للراسل تؤثر في شكل المعلومات التي يقوم بإرسالها.

6. قيم ومعتقدات الراسل وميوله وإتجاهاته النفسية، تؤثر في شكل المعلومات التي لديه.

7. عمليات الحكم الشخصي والتقدير، الإضافة، الحذف، والتغيير الذي يقوم به الراسل للمعلومات التي لديه.

8. الإعتقاد بأن المرسل إليه، ينظر إلى المعلومات، بنفس الشكل الذي ينظر هوإليها.

9. التحيز لطبيعة الأمور والأحداث.

معوقات في الرسالة:-
تتعرض المعلومات أثناء وضعها في رسالة لبعض المؤثرات التي تغير من أو تسيء إلى طبيعة وشكل وحجم ومعنى المعلومات والأفكار، ويحدث الخطأ في الرسالة أثناء صياغة المعلومات أو ترميزها أو تحويلها إلى كلمات وأرقام وأشكال وحركات وجمل وغيرها. ومن أهم المؤثرات التي تتعرض لها الرسالة أثناء صياغتها:-

1. سوء الإدراك أو الفهم للمعلومات التي تتضمنها الرسالة.

2. عدم القدرة على انتقاء كلمات سهلة ومعبرة.

3. إفتقار الراسل إلى القدرة على تعزيز معنى الرسالة ببعض تعبيرات الوجه أو حركات الجسد.

معوقات في وسيلة الإتصال:-
تتسبب عدم مناسبة وسيلة الإتصال لمحتوى الرسالة، ولطبيعة الشخص المرسل إليه في فشل الإتصال في كثير من الأحيان، وعليه يجب أن يقوم الراسل بإنتقاء وسيلة الإتصال الشفوية أو المكتوبة المناسبة حتى يزيد من فاعلية الإتصال.

ومن أهم المعوقات التي يمكن أن توجد في وسيلة الإتصال:-

1. إختيار وسيلة الإتصال التي لا تتناسب مع الموضوع محل الإتصال.

2. عدم ملاءمة وسيلة الإتصال للوقت المتاح للإتصال.

3. إختيار وسيلة الإتصال لا تتناسب مع الأفراد القائمين بالإتصال.

4. عدم إتباع الراسل للإجراءات الرسمية في إستخدام وسيلة الإتصال.

5. المساواة بين استخدام الوسائل المكتوبة وبين الوسائل الشفوية للإتصال.

معوقات في المستقبل:-
يقع المرسل إليه في الخطأ عند إستقباله للمعلومات التي يرسلها الراسل. وتتشابه الأخطاء التي يقع فيها المستقبل مع تلك الأخطاء التي يقع فيها الراسل.

معوقات في بيئة الإتصال:-
يقع أطراف الإتصال في أخطاء عديدة عندما يتغافلون بتأثير البيئة المحيطة بهم، والمحيطة بعملية الإتصال. وعدم الأخذ بعناصر البيئة وتأثيرها على الإتصال يجعل هذا الإتصال إما غير كامل أو مشوش. وسنعرض فيما يلي عناصر بيئة الإتصال والأخطاء الخاصة بها.

1. أحد أطراف الإتصال أو كلاهما على غير علم أو لا يفهم الأهداف المشتركة بينهما.

2. أحد أطراف الإتصال تتعارض أهدافه مع أهداف الطرف الآخر في الإتصال.

3. أحد أطراف الإتصال أو كلاهما لا يفهم وظيفة الطرف الآخر على خير وجه، فيكون الإتصال معيباً.

4. أحد الأطراف أو كلاهما لا يفهم الفوائد التي ستعود عليه من جراء الإتصال.

5. أحد الأطراف أو كلاهما لا يفهم العواقب السيئة التي ستصيبه أو تصيب الإدارة والآخرين من جراء سوء الإتصال.

6. عدم إتسام البيئة بالإبتكار والتعزيز ( من قبل الرؤساء ) يحبط عمليات الإتصال.

7. عدم إتسام البيئة بالعدالة والثقة ( من قبل رؤساء المنظمة ) يحبط عمليات الإتصال.

8. عدم توفير معلومات مرتدة عن مدى التقدم في الإتصال يحبطها.

كفاءة الإتصال:-
تتميز الإتصالات ذات الكفاءة العالية بالخصائص التالية بصفة عامة السرعة وتقديمها لمعلومات مرتدة وتسجيلها وتخصيصها على شخص معين وملائمة شكلها لموضوعها، بقائها في الذهن، تأثيرها على السلوك، وتكلفتها المنخفضة, فمدى السرعة أو البطء في نقل المعلومات قد يعود إلى الوسيلة المستخدمة.

والوسائل الشفهية في الإتصال توفر حصول أطراف الإتصال على معلومات مرتدة تساعد على رد الفعل السليم وإتمام عمليات الإتصال بنجاح. وبعض وسائل الإتصال ممكن أن تحفظ في سجلات وملفات . وذلك مثل الخطابات والمذكرات والتقارير. [/c]

[c][/c]
[c][/c]
[c]بيقصد بالإتصالات التنظيمية والإدارية تلك الوسائل التي تستخدمها الإدارة أو المديرون أو الأفراد العاملين بالإدارة لتوفير معلومات لباقي الأطراف الأخرى. وهي وسائل تخدم اغراض وأهداف الإدارة بصفة أساسية، كما أنها تسهل عمل المديرين والعاملين بالإدارة.

هنا سنعرض سرد سريع لأنواع الإتصالات التنظيمية والإدارية.

انواع الإتصالات التنظيمية والإدارية:-
هناك تقسيمات عديدة لأنواع الإتصالات التنظيمية والإدارية، فمنها الرسمي وغير الرسمي، وأيضاً من اعلى لأسفل ومن أسفل لأعلى وغيرها. ونحن نقترح استخدام التقسيم التالي:-

1. إتصالات لنقل معلومات من الإدارة والمديرين إلى العاملين بشأن العمل، وهي بالطبع إتصالات من أعلى لأسفل.

2. إتصالات لنقل معلومات من العاملين والمديرين إلى الإدارة والمستويات الإدارية الأعلى بشأن التقدم في الإنجاز، ومشاكل التنفيذ وهي بالطبع إتصالات من أسفل لأعلى.

3. إتصالات لبناء شخصية متميزة للإدارة، ولخلق ولاء العاملين للإدارة.

أولاً :- أنواع الإتصالات من الإدارة إلى العاملين:-
تقوم الإدارة أو من يمثلها من مديرين بإعطاء توجيهات تمس العمل والسياسات وطرق التنفيذ. وعادة ما تكون هذه الإتصالات من أعلى لأسفل.

ثانياً :إتصالات من العاملين إلى الإدارة:-
ويقوم العاملون أو من ينوب عنهم من المشرفين بإبلاغ الإدارة أو المستويات الإدارية العليا بمدى التقدم في الإنجاز، ومشاكل العمل وغيرها، وعادة ما تكون مثل هذه الإتصالات من أسفل لأعلى.

ثالثاً : إتصالات لتمييز شخصية الإدارة ورفع الولاء لها:-

تقوم الإدارة بالعديد من الإجراءات والمهام، وتستخدم العديد من الأساليب التي يمكن من خلالها إعطاء شخصية مميزة وفريدة لأسلوب العمل والإدارة والعلاقات داخل الإدارة. وتسعى الإدارة بجانب ذلك إلى رفع ولاء العاملين وانتمائهم لها.

أهم أنواع الإتصالات التنظيمية والإدارية:-

تعتمد فعالية كثير من الإدارات على أنواع الإتصالات التنظيمية التي تستخدمها. إن استخدام الإدارة لأساليب متقدمة من الإتصالات الإدارية والتنظيمية يمكنه أن يسهم في تحقيق أهدافها، ذلك لأن هذه الأساليب تساعد على توفير تدفق فعال للمعلومات. وسنقوم هنا بعرض الأساليب الشائعة في الإتصالات التنظيمية والإدارية.

أولاً: أنظمة الشكاوى:-

تشجع الإدارات المتقدمة عامليها في التعبير عن شكواهم، وتساؤلاتهم ومشاكل عملهم، وبجانب هذا فإنها تضمن إعطائهم فرص كاملة وعادلة من الإستماع والمناقشة، كما تضمن إعطاءهم ردوداً على كل التساؤلات خلال وقت محدد في نظام رسمي للشكاوى.

ثانياً: أنظمة المقابلات:-

تقوم الشركات باستخدام المقابلات كوسيلة لأمتصاص مشاعر الغضب وكوسيلة لحل المشاكل. ومن أنظمة المقابلات ما يطلق عليها بجماعة المناقشة والناقشات المفتوحة.

وسنركز حديثنا هنا على العوامل المؤثرة في المقابلات الشخصية، وهي تلك العوامل التي يمكنها أن تؤثر في نجاح أو فشل سير المقابلات:-

· شكل أطراف المقابلة..المظهر وطريقة اللباس لها تأثير على حكم أحد أطراف المقابلة على الطرف الآخر.

· إنتماء أطراف المقابلة..إن انتماء أحد الأطراف الى قبيلة أو جماعة معينة قد يؤثر في حكم أحد الأطراف على الطرف الآخر من المقابلة.

· فكرة الشخص عن الطرف الآخر.. فوجود معلومات لدى أحد الأطراف عن الطرف الآخر مثل الصفات الشخصية أو القيم والدافع يمكنها أن تؤثر على سير المقابلة.

· حركات الجسم.. طريقة الجلوس وحركات الأيدي، لها تأثير على المعاني المتداولة بين أطراف المقابلة.

· تعبيرات الوجه..إن حركة الشفايف أو ما يطلق عليه لغة الوجه ذات تأثير على المعاني المتداولة بين أطراف المقابلة.

· الصوت.. إن نبرة الصوت وارتفاعها، ودقة الوضوح فيها ودرجة العمق يمكنها أن تؤثر على المعاني المتداولة بين أطراف المقابلة.

· اللغة..أن التحدث بلغة عامية أو فصحى ومدى سلامة الصياغات والعبارات ذات تأثير على الفهم.

· قوة أطراف المقابلة..الثقة بالنفس تؤثر على طريقة أدارة الحوار.

· ارتباك أطراف المقابلة..التوتر والإرتباك لدى أحد الأطراف يؤدي الى انتقاله الى الطرف الآخر.

· الود بين أطراف المقابلة..إن التحية وعبارات الرد والإبتسام يمكنها أن تزيل كثيراً من التوترات، وتشعر الطرف الآخر بإمكانية التفاهم والوصول إلى نتائج مرضية.

· الترتيب للجلسة ومكان المقابلة..ترتيب المقاعد ووضع المكتب وطريقة جلوس أطراف المقابلة تؤثر على المقابلات.

· الإعلان عن موضوع المقابلة..ان معرفة او عدم معرفة موضوع المقابلة والإعلان عنه للطرف الآخر ذات تأثير كبير على تسهيل أو عرقلة المقابلة.

· التخطيط المسبق للمقابلة..ان التخطيط المسبق للمقابلة يضيف شيئاً من الإنتظام وعدم العشوائية، كما أن ذلك يوفر كثيراً من الوقت، ويؤدي الى الوصول الى هدف المقابلة بسرعة. [/c]

مشكووووووور يالوليد جهود طيبة وماقصرت...

[c]ماشاء الله عليك أخوي الوليد كالعادة ......مبدع ورائع في كل مشاركاتك [/c]

الاخت العنود(سمي الضبي)
ياهلا فيك ومشكورة.

الأخ ابو روان
مشكور والله يعطيك العافية